Acasă / Biroul de presă / Mass - media despre noi / Cum a reușit CCRM să asigure o eficiență înaltă pe timp de pandemie!

Cum a reușit CCRM să asigure o eficiență înaltă pe timp de pandemie!

Iulie 17, 2020 accesari 1070

 

Sursa: Tribuna

Curtea de Conturi a Republicii Moldova (CCRM) este una dintre puținele instituții care, pe timp de pandemie, a reușit să asigure un înalt nivel de funcționalitate, chiar dacă a trecut la noi condiții de activitate. În context, TRIBUNA a realizat un interviu cu angajații CCRM pentru a afla mai multe detalii.

TRIBUNA: Judecând după comunicatele de presă emise de Curtea de Conturi, pe timp de pandemie ați reușit să asigurați un înalt nivel de funcționalitate al instituției. Ce acțiuni au fost întreprinse pentru adaptarea la noile condiții de activitate?

Marian Lupu, Președintele Curții de Conturi: În condițiile pandemiei globale, Curtea de Conturi a Republicii Moldova (CCRM), la fel ca și alte instituții publice, s-a conformat deciziilor autorităților, pentru a minimiza riscul infectării cu virusul COVID-19. În acest context, Curtea de Conturi a implementat măsuri de securitate epidemiologică pentru asigurarea bunei funcționări a instituției.

În luna martie curent, după instituirea stării de urgență, Curtea de Conturi a emis o Hotărâre, care reglementează condițiile de activitate ale instituției în perioada pandemiei. A fost stabilit un regim special de lucru pentru toți angajații CCRM, accentul fiind pus pe activitatea la distanță, și s-au luat măsuri sanitare antiepidemice obligatorii. Toate ședințele, atât cele publice, cât și cele de lucru, sunt organizate în regim de teleconferință. Angajații instituției au fost familiarizați cu regulile de comportament și securitate, pentru a preveni infectarea cu noul coronavirus.

În situația când comunicarea tete-a-tete a fost redusă la minimum, ne-am străduit să implementăm noi forme și metode de activitate la distanță, cu utilizarea pe larg a platformelor informative instituționale, cum ar fi poșta electronică, portalul Intranet, ședințele online. Am pus un accent deosebit pe comunicarea internă, depunând multe eforturi pentru a informa angajații operativ și amplu despre activitățile, noutățile instituției și ale comunității internaționale, modificările cadrului intern și regimului de activitate etc.

Instituția supremă de audit dispune de sisteme informaționale performante, care permit angajaților CCRM să activeze eficient în regim de lucru la distanță. Utilizăm pe larg platformele de organizare a teleconferințelor, care au permis fluidizarea comunicării atât cu angajații CCRM, cât și cu partenerii de dezvoltare.

De asemenea, a fost revizuit Programul anual al activității de audit, fiind prelungită perioada de efectuare și raportare a auditurilor obligatorii financiare. Echipele de audit sunt dotate cu tehnică de calcul mobilă și au acces de la distanță la toate documentele și fișierele necesare. Comunicarea și conlucrarea cu entitățile verificate se desfășoară, de asemenea, în regim de lucru la distanță.

TRIBUNA: Cât de pregătită a fost CCRM din punct de vedere tehnic la trecerea la noile condiții de activitate?

Vitalie Babără, șeful Direcției tehnologii informaționale și securitate: Pandemia a reconfirmat rolul și importanța Tehnologiilor Informaționale în activitate, inclusiv în activitatea Curții de Conturi. În situația creată, CCRM s-a arătat pregătită și a răspuns cu succes la provocările apărute, dispunând de echipament, sisteme și soluții TI care ne permit desfășurarea cu succes a activității.

Noile condiții au impus o mobilizare și conlucrare activă între angajații Curții de Conturi, pentru a facilita activitatea instituției în regim de distanțare socială. Echipele de audit activează la distanță, fiind dotate cu tehnică de calcul portativă. Cu suportul Direcției TI, asigurăm operativ derularea, în regim de teleconferință, a ședințelor operative ale Curții de Conturi, ședințelor publice de examinare a rapoartelor, ședințelor de lucru ale subdiviziunilor, comunicarea echipelor de audit cu entitățile verificate.

Totuși, evoluția permanentă a domeniului respectiv ne obligă să ne aliniem la ultimele standarde, să dezvoltăm în continuare capacitățile noastre, să asigurăm procesarea datelor, precum și securitatea lor. În condițiile actuale, este foarte important să asigurăm funcționarea impecabilă a sistemelor și platformelor TI, pentru a permite organizarea și derularea cu succes a activității Curții de Conturi.

TRIBUNA: Ce puteți spune despre calificarea personalului antrenat în procesele impuse de noile condiții de activitate și cum a decurs procesul de adaptare la noile condiții de activitate?

Ecaterina Paknehad, șeful Aparatului Curții de Conturi: Curtea de Conturi susține politica aplicată de autoritățile Republicii Moldova în vederea protejării sănătății publice. Chiar de la începutul acestei crize pandemice, conducerea CCRM a reacționat prompt și chibzuit la această provocare serioasă. Urmărind scopul reducerii la minimum a riscului pentru angajații noștri și pentru familiile acestora, s-au luat măsuri de precauție, care s-au dovedit a fi eficiente.

Activitatea instituției n-a fost întreruptă sau stopată nici pentru o zi. Tot personalul Curții a fost și rămâne în serviciu, exercitând-și atribuțiile și sarcinile de la distanță, cu utilizarea diverselor instrumente de comunicare. Președintele, conducerea Aparatului și câteva servicii de suport sunt zilnic la datorie în incinta instituției, asigurând conducerea și coordonarea tuturor activităților. Se asigură o comunicare și o informare continuă atât pe verticală, cât și pe orizontală. Activitatea de bază este monitorizată de șefii de Direcții generale, în coordonare cu membrii Curții care patronează subdiviziunile respective. Situația reală a lucrurilor se discută la nivel de Plen al Curții de Conturi, cel puțin o dată pe săptămână, iar într-un format mai larg, adică și cu participarea managerilor operaționali – după necesitate.

Vreau să menționez că auditorii CCRM dispun de competențe profesionale pentru a face față tuturor provocărilor, chiar și celor impuse de pandemia COVID-19, în vederea asigurării realizării misiunilor de audit public extern în conformitate cu standardele profesionale, cu cerințele legale şi de reglementare aplicabile.

Aspectele de adaptare profesională la noile condiții și cerințe au fost de ordin tehnologic și, cel mai important, de ordin psihologic. În pofida apariției limitării  accesului la informație pentru auditori, a comunicării cu responsabilii din cadrul entităților verificate cu ieșirea la fața locului, totuși, se reușește obținerea probelor relevante și suficiente pentru definitivarea misiunilor de audit în termenul planificat.

Putem menționa că, schimbarea condițiilor de muncă pentru angajații noștri a necesitat o integrare rapidă și o acomodare profesională impusă de noile relații de comunicare. De aceea, afirmăm cu certitudine că modificarea condițiilor de muncă nu și-a lăsat amprenta pe calitatea Rapoartelor de audit elaborate de Curtea de Conturi.

TRIBUNA: Care a fost impactul noilor condiții de muncă asupra comunicării și conlucrării cu părțile interesate?

Violeta Balan, șeful  Secției relații externe și comunicare: Noile condiții impuse de pandemie și distanțarea socială au generat regândirea și diversificarea instrumentelor și metodelor de comunicare și conlucrare cu părțile interesate naționale și internaționale.

Dacă e să vorbim despre comunitatea internațională, organizațiile internaționale și regionale ale instituțiilor supreme de audit INTOSAI și, respectiv, EUROSAI, din care face parte și Curtea de Conturi, acestea s-au acomodat foarte operativ noilor rigori. Ședințele grupurilor de lucru, seminarele, atelierele de lucru au fost reprogramate din regimul întrunirilor în locațiile planificate la regimul de organizare la distanță, în regim de teleconferință. În cadrul EUROSAI s-a elaborat urgent o platformă de organizare a teleconferințelor, care este utilizată și de INTOSAI.

Astfel, la distanță a fost organizată ședința video a forului de conducere al organizației europene a instituțiilor supreme de audit EUROSAI – Consiliul de guvernare (CG) al EUROSAI. CCRM este membru al acestei structuri din anul 2014. Vreau să menționez că în primele zile ale lunii iunie urma să aibă loc Congresul XI al EUROSAI, care, din cauza situației create de pandemia COVID-19, a fost amânat pentru anul 2021. Ședința CG a avut o importanță majoră prin aprobarea deciziilor urgente pentru asigurarea funcționării EUROSAI.

În regim de teleconferință au fost organizate și câteva conferințe internaționale,  axate pe comunicarea instituției supreme de audit cu părțile interesate, activitatea ISA în condițiile pandemiei și auditarea reacției guvernelor la pandemie etc.

Comunicarea națională, de asemenea, a suferit unele schimbări, fiind aplicate toate mijloacele de comunicare la distanță: teleconferințele, pagina web și rețetele de socializare, comunicatele de presă, conlucrarea cu sursele media electronice, participarea la atelierele video, organizate de societatea civilă.

A continuat conlucrarea activă cu Comisia de control al finanțelor publice a Parlamentului (CCFP). În regim de teleconferință, CCFP a audiat un șir de rapoarte ale Curții de Conturi, iar la data de 3 iunie, echipa CCRM, condusă de Marian Lupu, Președintele instituției, a prezentat CCFP, în cadrul ședinței desfășurate în regim video, Raportul de activitate pe anul 2019.

TRIBUNA: Care este situația privind derularea proiectelor de dezvoltare instituțională, ați fost nevoiți să sistați activitățile?

Petru Rotaru, membru al Curții de Conturi: În contextul restricțiilor impuse de pandemie, ne-am concentrat atenția asupra auditurilor financiare obligatorii. Aceste misiuni de audit sunt ghidate de expertul extern din cadrul Proiectului UE ,,Asistență tehnică pentru Curtea de Conturi a Republicii Moldova (CCRM) în scopul dezvoltării instituționale și îmbunătățirii procesului de audit”.

Dat fiind faptul că la momentul actual expertul UE nu are posibilitatea de a se afla în misiune la Curtea de Conturi, ne-am axat pe utilizarea instrumentelor TI (email, teleconferințe) pentru a beneficia de suportul expertului. Echipele de audit beneficiază de sugestiile și recomandările expertului în scopul de a îmbunătăți calitatea documentelor de lucru în cadrul misiunilor de audit.

Vreau să menționez că, auditorii Curții de Conturi, în procesul realizării misiunilor de audit, sunt nevoiți să se confrunte cu impedimente și deficiențe privind accesul la informația necesară pentru a obține probele de audit. Unele entități verificate au instituit propriile reglementări interne privind comunicarea cu auditorii CCRM și proceduri de oferire a informației, care tergiversează derularea misiunilor și contravin standardelor internaționale privind auditul public extern. Situația a fost discutată cu partenerii externi de dezvoltare, accentuându-se necesitatea soluționării stringente a acesteia.

În cadrul Proiectului, cel de-al doilea expert extern conlucrează cu echipa Curții de Conturi, acordând suport la îmbunătățirea documentelor de planificare anuală, elaborarea conceptului raportului anual de audit, planificarea strategică, conlucrarea cu părțile interesate. Activitățile, de asemenea, sunt organizate la distanță, prin schimb de documente, discuții în regim de teleconferință. Toate aceste modalități și instrumente facilitează derularea cu succes a activităților planificate.

Andrei Munteanu, membru al Curții de Conturi: Un alt Proiect de amploare,  implementat de partenerii noștri fideli de dezvoltare instituțională, este Proiectul ,,Cooperarea pentru dezvoltare instituțională între Curtea de Conturi a Republicii Moldova și Oficiul Național de Audit al Suediei (ONAS) pentru perioada 2018-2020”.

Proiectul derulează pe mai multe dimensiuni de dezvoltare, fiind planificate și implementate activități de îmbunătățire a unor domenii, precum planificarea strategică, managementul resurselor umane, asigurarea calității, certificarea auditorilor financiari, management și leadership, comunicarea.

În perioada impusă de pandemie, activitățile Proiectului sunt organizate la distanță. Spre exemplu, în luna iunie, managerii CCRM au beneficiat de un atelier de lucru de patru zile privind dezvoltarea abilităților în domeniul managementului și leadership-ului, organizat cu suportul experților ONAS.

În regim de teleconferință sunt organizate și alte ședințe de lucru cu experții, fiind abordate subiecte axate pe rezultatele sondajului privind nivelul de satisfacție a  angajaților, activitățile de îmbunătățire a sistemului de asigurare a calității etc.

TRIBUNA: Cât de receptivi și, totodată, cât de pregătiți au fost actorii vizați de noul regim de lucru al Curții de Conturi, cum ar fi instituțiile auditate? Ce dificultăți au întâmpinat auditorii în realizarea misiunilor de audit?

Irina Pîntea, șef Direcție audit, șef al echipei de audit: În perioada stării de urgență  activăm în regim special, la distanță, utilizând la maximum tehnologiile  informaționale, ceea ce asigură continuitatea desfășurării activităților de audit. Totodată, în situația pandemică actuală, auditorii Curții de Conturi întâmpină impedimente ce țin de operativitatea obținerii probelor de audit (originale), inclusiv deplasarea în teritoriu și comunicarea cu responsabilii instituțiilor auditate.

În această perioadă, efectuarea misiunilor de audit, în special în domeniul sănătății,  a fost una specifică și dificilă, reieșind din implicarea și efortul depus de instituțiile medicale în prevenirea, depistarea și tratarea noului tip de infecție. Spre exemplu, unele probe solicitate în februarie-martie au fost obținute recent, în luna iunie.

În pofida provocărilor actuale, depunem efortul necesar pentru realizarea rapoartelor de audit calitative, relevante, cu înaintarea recomandărilor menite să aducă plusvaloare domeniului public.

Viorica Verdeș, șef Direcție audit, șef al echipei de audit: Noile realități au determinat auditorii să-și revizuiască modul de activitate. Am fost nevoiți să realizăm audituri fără a interacționa față în față cu entitățile auditate, ceea ce a anulat anumite proceduri de audit clasice, utilizate până acum în celelalte misiuni de audit: auditorii nu au putut face observări la fața locului, inventarieri selective, sau interviuri față în față cu persoanele responsabile din cadrul autorităților. Aceste circumstanțe au condiționat revizuirea modalităților de comunicare, de solicitare a informațiilor.

În condițiile izolării, presiunea psihologică a fost semnificativă. Și aici menționăm  rolul decisiv al managerilor Curții de Conturi, care au asigurat comunicarea cu echipele de audit, oferind îndrumări de la distanță și utilizând la maximum tehnologiile informaționale –  ședințe video, grupuri online în rețelele de socializare și aplicații TI. Totodată, top managementul Curții de Conturi a demonstrat că securitatea și sănătatea angajaților Curții reprezintă elementul esențial al asigurării activității de zi cu zi, dar și a calității muncii de audit.

Pandemia nu a speriat auditorii Curții de Conturi, ba din contra, după acomodare și asimilarea noii metode de lucru, am conștientizat că această situație are și avantaje. Confortul casei predispune la o concentrare mai mare, iar faptul că stăteam în casă era asemuit cu petrecerea timpului în familie, care ne lipsea tot mai mult.

TRIBUNA: Din comunicatele CCRM am aflat și despre contribuția instituției și a angajaților ei la susținerea sistemului medical în eforturile de combatere a răspândirii virusului COVID-19.

Marian Lupu, Președintele Curții de Conturi: Colectivul Curții de Conturi a fost solidar cu acțiunile societății de susținere a sistemului medical al Republicii Moldova, în condițiile pandemiei. Astfel, în luna martie, instituția a donat peste 53,0 de mii de lei pentru susținerea sistemului medical din țară. Suma colectată a fost transferată pe contul trezorerial deschis de Ministerul Finanțelor.

Contribuțiile financiare benevole au fost colectate în contextul eforturilor de combatere a virusului COVID-19, acțiunea alăturându-se la multiplele inițiative sociale recente ale instituțiilor, companiilor și cetățenilor simpli, care denotă responsabilitate civică, mobilizare și solidaritate în aceste momente dificile pentru noi toți, pentru țară și pentru fiecare în parte.

De asemenea, în luna aprilie, în coordonare cu Ministerul Finanțelor, Curtea de Conturi a decis o reducere a bugetului său pe anul curent cu 2,0 milioane de lei. Sursele financiare vor fi redirecționate spre finanțarea acțiunilor de prioritate strategică: combaterea COVID-19, sprijinul sistemului ocrotirii sănătății, acordarea de ajutor social și economic. În situația actuală, este firesc ca mijloacele bugetare să fie preponderent alocate pentru cele mai stringente nevoi ale oamenilor și, implicit, ale statului nostru. Potrivit deciziei CCRM, cheltuielile vor fi limitate la maximum, asigurându-se doar  cele critic necesare pentru funcționarea eficientă a instituției.

TRIBUNA: Care au fost principalele lecții învățate în noile condiții de activitate și cum vor influența acestea activitatea CCRM în continuare?

Marian Lupu, Președintele Curții de Conturi: Până la introducerea stării de urgență, de la începutul lunii martie, pentru a asigura securitatea angajaților și buna funcționare a instituției, am introdus sistemul de muncă la distanță. După scoaterea stării de urgență și relaxarea restricțiilor, cu regret, constatăm în societate un nivel redus de responsabilitate, organizare și disciplină individuală.

În această situație extrem de dificilă pentru întreaga societate, fiecare dintre noi este responsabil de sănătatea și siguranța celor din jurul nostru, fie  apropiați sau rude, ori pur și simplu persoane necunoscute.

În condițiile date, am dispus extinderea perioadei de muncă la distanță, iar în funcție de evoluția situației, perioada poate fi extinsă. Ne dorim pe această cale să diminuăm riscurile de infectare, să asigurăm securitatea angajaților CCRM și buna funcționare a instituției.

Sistemul informațional aplicat de către Curtea de Conturi permite gestionarea și monitorizarea întregului proces funcțional și asigură funcționarea deplină și eficientă a instituției prin utilizarea deplină a TI. Ședințele se vor desfășura în continuare în format de teleconferință, cu retransmiterea și publicarea online a acestora.

În pofida situației existente, Curtea de Conturi își realizează obiectivele strategice, inclusiv pe plan extern, pentru a contribui la buna gestiune a finanțelor și a patrimoniului public al Republicii Moldova.