Acasă / Publicaţii / Hotărîri şi Rapoarte
Hotărîrea nr. 59 din 22 decembrie 2014 cu privire la Raportul auditului conformității privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă

Numar 1-10 din data de 2014-12-22 Nr. cerinte: 1 Nr. recomandari: 9

Curtea de Conturi, în prezența directorului general al Serviciului de Stat de Arhivă, dl I.Varta; directorului adjunct al Serviciului de Stat de Arhivă, dl I.Golovatîi, șefului interimar al Secției financiare și evidență contabilă, dl V.Gologurschi; directorului Arhivei Naționale, dl P.Vicol; directorului adjunct al Arhivei Naționale, dl N.Ștefăneț; șefului Secției completare, arhive departamentale și lucrări de secretariat, dna S.Borodin; șefului Direcției finanțele autorităților publice din cadrul Ministerului Finanțelor, dl A.Prisacari, precum și a altor persoane cu funcții de răspundere, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) și art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curții de Conturi nr.261-XVI din 05.12.20081, a examinat Raportul auditului conformității privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă.
Misiunea de audit s-a desfășurat la Serviciul de Stat de Arhivă, în temeiul art.28, art.30 și art.31 din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, potrivit Programului activității de audit a Curții de Conturi pe anul 20142, avînd drept scop oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă (în continuare – SSA) pe parcursul exercițiului bugetar 2014, cu formularea concluziei de audit.
Auditul a fost efectuat în conformitate cu Standardele de audit3, iar probele de audit au fost obținute prin evaluarea unor elemente semnificative ale sistemului de control intern și testarea de fond, cu folosirea diferitor tehnici și metode.
       
Examinînd rezultatele auditului și audiind Raportul prezentat, precum și explicațiile persoanelor cu funcții de răspundere prezente în ședința publică, Curtea de Conturi
a constatat:

Probele de audit obținute denotă că, deși SSA, în calitate de executor primar de buget, și-a orientat activitățile spre asigurarea conformității executării cheltuielilor și gestionării patrimoniului public, verificările auditului au stabilit prezența unor neconformități și incertitudini.
Astfel, aceste neconformități se exprimă prin: (i) nedepunerea Declarației privind buna guvernare; (ii) nefuncționarea/lipsa unor controale-cheie la raportarea volumului și calității serviciilor de arhivare executate; (iii) nedepozitarea pe parcursul ultimilor 22 de ani a documentelor instituțiilor-surse de completare a Arhivei de Stat din cauza insuficienței spațiilor libere în depozitele din gestiunea Serviciului de Stat de Arhivă; (iv) lipsa Politicii de contabilitate, neasigurarea organizării și ținerii evidenței contabile în corespundere cu regulile generale obligatorii ale contabilității în sectorul public, fapt ce a determinat lipsa evidenței și raportării unor terenuri și mijloace fixe gestionate, multiple erori la calcularea uzurii mijloacelor fixe și în evidența cheltuielilor efective, neefectuarea inventarierii generale pe parcursul ultimilor 3 ani; (v) contractarea serviciilor de arhivare prestate de persoane fizice fără statut de întreprinzător, care nu se încadrează în normele legale.
Se denotă că activitatea Serviciului audit intern nu este conformă cerințelor legale, neavînd aprobată Carta de audit intern, nefiind identificate și evaluate riscurile, precum și nedefinite prioritățile corespunzător obiectivelor instituționale.
De asemenea, se menționează prezența unor incertitudini condiționate de înregistrarea documentației de proiectare la categoria mijloace fixe și, respectiv, fiindu-i calculată uzura.
Reieșind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) și art.34 alin.(3) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi
hotărăște:

  1. Se aprobă Raportul auditului conformității privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă, care se anexează la prezenta Hotărîre.  

  1. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit nominalizat în pct.1 se remit:
    1. Serviciului de Stat de Arhivă și se cere implementarea recomandărilor auditului indicate în Raportul de audit, cu stabilirea unui plan concret de acțiuni;
    2. Ministerului Finanțelor și se cere să examineze situația cauzată de atribuirea la mijloace fixe a documentației proiectelor-tip și calcularea uzurii la aceasta, cu înaintarea propunerilor referitor la evidența cheltuielilor pentru elaborarea proiectelor de investiții capitale în concordanță cu cerințele Hotărîrii Guvernului nr.1029 din 19.12.2013  „Cu privire la investițiile capitale publice”;
    3. Guvernului Republicii Moldova, pentru informare și soluționare a situației referitor la asigurarea cu spațiile necesare pentru depozitarea documentației instituțiilor-surse de completare a Arhivei de Stat, în vederea păstrării tezaurului arhivistic național.

  1. Despre implementarea recomandărilor auditului și executarea subpunctului 2.1. din prezenta Hotărîre, se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni din data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

4.  Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008.Curtea de Conturi, în prezența directorului general al Serviciului de Stat de Arhivă, dl I.Varta; directorului adjunct al Serviciului de Stat de Arhivă, dl I.Golovatîi, șefului interimar al Secției financiare și evidență contabilă, dl V.Gologurschi; directorului Arhivei Naționale, dl P.Vicol; directorului adjunct al Arhivei Naționale, dl N.Ștefăneț; șefului Secției completare, arhive departamentale și lucrări de secretariat, dna S.Borodin; șefului Direcției finanțele autorităților publice din cadrul Ministerului Finanțelor, dl A.Prisacari, precum și a altor persoane cu funcții de răspundere, călăuzindu-se de art.2 alin.(1) și art.4 alin.(1) lit.a) din Legea Curții de Conturi nr.261-XVI din 05.12.20084, a examinat Raportul auditului conformității privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă.
Misiunea de audit s-a desfășurat la Serviciul de Stat de Arhivă, în temeiul art.28, art.30 și art.31 din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, potrivit Programului activității de audit a Curții de Conturi pe anul 20145, avînd drept scop oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă (în continuare – SSA) pe parcursul exercițiului bugetar 2014, cu formularea concluziei de audit.
Auditul a fost efectuat în conformitate cu Standardele de audit6, iar probele de audit au fost obținute prin evaluarea unor elemente semnificative ale sistemului de control intern și testarea de fond, cu folosirea diferitor tehnici și metode.
       
Examinînd rezultatele auditului și audiind Raportul prezentat, precum și explicațiile persoanelor cu funcții de răspundere prezente în ședința publică, Curtea de Conturi
a constatat:

Probele de audit obținute denotă că, deși SSA, în calitate de executor primar de buget, și-a orientat activitățile spre asigurarea conformității executării cheltuielilor și gestionării patrimoniului public, verificările auditului au stabilit prezența unor neconformități și incertitudini.
Astfel, aceste neconformități se exprimă prin: (i) nedepunerea Declarației privind buna guvernare; (ii) nefuncționarea/lipsa unor controale-cheie la raportarea volumului și calității serviciilor de arhivare executate; (iii) nedepozitarea pe parcursul ultimilor 22 de ani a documentelor instituțiilor-surse de completare a Arhivei de Stat din cauza insuficienței spațiilor libere în depozitele din gestiunea Serviciului de Stat de Arhivă; (iv) lipsa Politicii de contabilitate, neasigurarea organizării și ținerii evidenței contabile în corespundere cu regulile generale obligatorii ale contabilității în sectorul public, fapt ce a determinat lipsa evidenței și raportării unor terenuri și mijloace fixe gestionate, multiple erori la calcularea uzurii mijloacelor fixe și în evidența cheltuielilor efective, neefectuarea inventarierii generale pe parcursul ultimilor 3 ani; (v) contractarea serviciilor de arhivare prestate de persoane fizice fără statut de întreprinzător, care nu se încadrează în normele legale.
Se denotă că activitatea Serviciului audit intern nu este conformă cerințelor legale, neavînd aprobată Carta de audit intern, nefiind identificate și evaluate riscurile, precum și nedefinite prioritățile corespunzător obiectivelor instituționale.
De asemenea, se menționează prezența unor incertitudini condiționate de înregistrarea documentației de proiectare la categoria mijloace fixe și, respectiv, fiindu-i calculată uzura.
Reieșind din cele expuse, în temeiul art.7 alin.(1) lit.a), art.15 alin.(2) şi alin.(4), art.16 lit.c) și art.34 alin.(3) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008, Curtea de Conturi
hotărăște:

  1. Se aprobă Raportul auditului conformității privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă, care se anexează la prezenta Hotărîre.  

  1. Prezenta Hotărîre şi Raportul de audit nominalizat în pct.1 se remit:
    1. Serviciului de Stat de Arhivă și se cere implementarea recomandărilor auditului indicate în Raportul de audit, cu stabilirea unui plan concret de acțiuni;
    2. Ministerului Finanțelor și se cere să examineze situația cauzată de atribuirea la mijloace fixe a documentației proiectelor-tip și calcularea uzurii la aceasta, cu înaintarea propunerilor referitor la evidența cheltuielilor pentru elaborarea proiectelor de investiții capitale în concordanță cu cerințele Hotărîrii Guvernului nr.1029 din 19.12.2013  „Cu privire la investițiile capitale publice”;
    3. Guvernului Republicii Moldova, pentru informare și soluționare a situației referitor la asigurarea cu spațiile necesare pentru depozitarea documentației instituțiilor-surse de completare a Arhivei de Stat, în vederea păstrării tezaurului arhivistic național.

  1. Despre implementarea recomandărilor auditului și executarea subpunctului 2.1. din prezenta Hotărîre, se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni din data publicării în Monitorul Oficial al Republicii Moldova.

4.  Prezenta Hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.34 alin.(7) din Legea nr.261-XVI din 05.12.2008.

1 Legea Curții de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările și completările ulterioare; în continuare – Legea nr.261-XVI din 05.12.2008).
2 Hotărîrea Curții de Conturi nr.61 din 11.12.2013 ,,Privind aprobarea Programului activității de audit a Curții de Conturi pe anul 2014” (cu modificările ulterioare).
3 Hotărîrea Curții de Conturi nr.60 din 11.12.2013 „Cu privire la aplicarea Standardelor Internaționale de Audit ale Instituțiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curții de Conturi”; Hotărîrea Curții de Conturi nr.7 din 10.03.2014 „Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) drept standarde proprii de audit”.
4 Legea Curții de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 (cu modificările și completările ulterioare; în continuare – Legea nr.261-XVI din 05.12.2008).
5 Hotărîrea Curții de Conturi nr.61 din 11.12.2013 ,,Privind aprobarea Programului activității de audit a Curții de Conturi pe anul 2014” (cu modificările ulterioare).
6 Hotărîrea Curții de Conturi nr.60 din 11.12.2013 „Cu privire la aplicarea Standardelor Internaționale de Audit ale Instituțiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400, în cadrul misiunilor de audit ale Curții de Conturi”; Hotărîrea Curții de Conturi nr.7 din 10.03.2014 „Cu privire la adoptarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) drept standarde proprii de audit”.

Recomandari (9)

1. Să consolideze procedurile sistemului de control intern în vederea asigurării raportării conforme și exhaustive a volumelor lucrărilor de ordonare tehnico-științifică a documentelor executate.

2. Să efectueze descrierea procesului de executare a lucrărilor de ordonare tehnico-științifică a documentelor și să asigure controlul documentării conforme a lucrărilor executate.

response:
A fost elaborată Metodologia lucrărilor de ordonare tehnico - ştiinţifică a documentelor;

3. Să asigure elaborarea și aprobarea Politicii de contabilitate a entității.

4. Să țină evidența contabilă a mijloacelor speciale în conformitate cu cadrul normativ ce reglementează domeniul vizat.

5. Să asigure conformitatea proceselor aferente activităților de gestionare a mijloacelor destinate deplasărilor în interes de serviciu, în vederea eliminării riscului de achitare neregulamentară a cheltuielilor.

response:
Prin dispoziţia nr. 5 din 02.02.2015 Cu privire la organizarea activităţii persoanelor angajate prin contracte de prestare a serviciilor de ordonare a documentelor instituţiilor - surse de completare au fost numiţi responsabili pentru elaborarea, semnarea şi evidenţa contractelor, verificarea corectitudinii şi veridicităţii datelor din facturile prezentate spre aprobare, evidenţa financiară a executării contractelor etc.

6. Să întreprindă măsuri concrete în vederea ținerii evidenței conforme a mijloacelor fixe prin lichidarea neregulilor constatate.

response:
La momentul actual se perfectează cartelele de evidență a mijloacelor fixe; s-a solicitat concursul Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru a Republicii Moldova pentru evaluarea terenurilor gestionate pentru evidenţa cantitativă şi valorică (prin scrisoarea nr. 11-17/319 din 27.11.2014).

7. Să încheie contracte privind responsabilitatea materială individuală cu persoanele responsabile de păstrarea mijloacelor fixe.

response:
Au fost perfectate contractele de răspundere materială individuală cu angajaţii Serviciului de Stat de Arhivă şi instituţiile subordonate (20 contracte);

8. Să inițieze și să efectueze procedurile de achiziții publice și, respectiv, documentarea acestora în conformitate cu actele legislative și normative în vigoare.

9. Să conformeze activitatea Serviciului audit intern la rigorile cadrului legal.

response:
A fost întocmită şi aprobată Cartea de audit intern, coordonată cu Ministerul Finanţelor la 20.02.2015.

Cerinte (1)

2.1. implementarea recomandărilor auditului indicate în Raportul de audit, cu stabilirea unui plan concret de acțiuni;

RO_2769_Serviciul de Stat Arhiva.pdf