Acasă / Publicaţii / Hotărîri şi Rapoarte
Hotărârea nr.64 din 29 noiembrie 2017 privind Raportul auditului situațiilor financiare consolidate ale Comisiei Electorale Centrale aferente exercițiului bugetar încheiat la 31 decembrie 2016

Numar 33-39 din data de 2017-11-29 Nr. cerinte: 3 Nr. recomandari: 7

Comisia Electorală Centrală, în calitate de organ de stat constituit pentru organizarea și desfășurarea alegerilor, este finanțat integral de la bugetul de stat, conducerea fiind responsabilă de asigurarea atingerii obiectivelor, cu respectarea principiilor, disciplinei și responsabilităților bugetare în domeniul de competență.
Misiunea de audit asupra situațiilor financiare consolidate ale Comisiei Electorale Centrale aferente exercițiului bugetar încheiat la 31 decembrie 2016 a analizat și a evaluat caracteristicile datelor contabile, care trebuie să ofere o imagine fidelă și corectă, fără să conțină erori semnificative, precum și efecte ale acestora. De asemenea, managerul Comisiei Electorale Centrale este responsabil de implementarea unui sistem de management financiar și control intern eficient și care să asigure buna guvernare a finanțelor publice.
       Urmare verificărilor efectuate, auditul relevă prezența unor deficiențe, determinate de nerespectarea prevederilor legale aferente domeniilor: retribuirea muncii, achizițiile  publice, gestionarea patrimoniului, ținerea evidenței contabile și raportarea financiară  în sistemul bugetar1, care denaturează situațiile financiare consolidate la 31 decembrie 2016. Astfel, aceste deficiențe au generat:
  • executarea cheltuielilor pentru exercițiul bugetar încheiat la 31 decembrie 2016 la nivel de 86,1% (126,03 mil. lei) din bugetul precizat de 146,46 mil. lei, nefiind valorificate alocații în sumă de 20,43 mil. lei;
  • neînregistrarea în evidența contabilă a unui imobil în valoare de 0,8 mil. lei și a terenului aferent acestuia cu valoarea de 5,9 mil.lei, precum și neajustarea valorii clădirii administrative, care în evidența contabilă este diminuată cu 6,8 mil.lei;
  • neînregistrarea în evidența contabilă a valorii softului TI SIAS „Alegeri” și a altor active materiale transmise cu titlu gratuit în sumă de 6,4 mil. lei;
  • neînregistrarea și neraportarea veniturilor și cheltuielilor în sumă de 1,6 mil. lei, mijloace acordate de partenerii externi pentru campania de informare și educație civică a cetățenilor pentru alegerile prezidențiale din 30.10.2016;

1 Ordinul ministrului Finanțelor nr.216 din 28.12.2015 „Cu privire la aprobarea Planului de conturi contabile în sistemul bugetar și a Normelor metodologice privind evidența contabilă și raportarea financiară în sistemul bugetar”.

Recomandari (7)

1. Să asigure activităţi privind fortificarea implementării sistemului de management financiar şi control prin stabilirea obiectivelor operaţionale, implementarea managementului riscurilor, evaluarea activităţilor de control, documentarea proceselor de bază și instituirea unui sistem de informare, comunicare şi documentare internă (subcapitolul 4.3).

response:
Scris.CEC nr.8/2372 din 31.05.2018: In scopul implementarii sistemului de management financiar și control, a fost constituit, prin dispozitia președintei Comisiei Electorale Centrale nr. 34-a din 28 decembrie 2017, grupul de lucru pentru coordonarea procesului de autoevaluare a sistemului de management financiar și control. Grupul de lucru a efectuat autoevaluarea pentru determinarea functionа1ității sistemului de management financiar și control, precierea gradului de conformitate a acestuia cu prevederile normative in domeniu, elaborarea Raportului privind organizarea și funcționarea sistemului de management financiar și control, precum și pentru emiterea Declarației privind buna guvernare. Totodata, a fost revizuit Registrul riscurilor. Se anexeaza: - copia dispozitiei nr. 34-a din 28 decembrie 2018; - copia Raportului și a Declarației privind buna guvernare; - copia Registrului riscurilor.

2. Să asigure retribuirea personalului de bază în strictă conformitate cu cadrul normativ-legal, aprobând reglementări interne referitor la prestarea și achitarea muncii peste durata zilnică maximă (subcapitolul 4.5).

response:
Scris.CEC nr.8/2372 din 31.05.2018: Regulamentul intern al Aparatului Comisiei Electorale Centrale a fost revizuit la data de 15 septembrie 2017, în contextul modificarii cadrului normativ aplicabil, durata normala a timpului de munca pentru salariații Aparatului Comisiei fiind de 8 ore pe zi și de 40 de ore (5 zile) pe saptamina cu doua zile de odihna, de regula simbata și duminica. Angajatorul poate solicita prestarea muncii peste durata normala de lucru saptamînala, în conditiile prevazute de lege, în perioada electorala, în zilele de sarbatoare nelucratoare și/sau în zilele de repaus, în limita a 120 de ore într-un an calendaristic. In cazuri exceptionale, aceasta limita poate fi extin sa pîna la 240 de ore. Orele prestate peste programul normal de lucru sînt considerate ore suplimentare. Orele suplimentare sint contabilizate de șeful ierarhic superior in formularul fișei de pontaj și sint aprobate de președintele CEC. Plata muncii prestate peste durata normala a timpului de lucru se efectueaza cu respectarea prevederilor legale in vigoare și cu aprobarea președintelui CEC. Copia dispozitiei privind atragerea la munca se expediaza salariatului (in format PDF) prin poșta interna la adresa de e-mail a titularului. Deasemanea aducerea la cunoștinta a dispozitiei se face prin semnatura salariatului aplicata pe document. Se anexeaza: - copia Regulamentului intern al Aparatului Comisiei Electorale Centrale.

3. Să asigure planificarea achizițiilor bunurilor, lucrărilor și serviciilor tinând cont de necesitățile reale și cu respectarea prevederilor cadrului legal (subcapitolul 4.6).

response:
Scris.CEC nr.8/2372 din 31.05.2018: Pentru anul 2018, a fost elaborat și aprobat Planul de achizitii al Comisiei Electorale Centrale, care contine un compartiment separat pentru organizarea și desfașurarea alegerilor parlamentare din anul 2018. Suplimentar, pentru organizarea și desfașurarea alegerilor locale noi din luna mai 2018, separat a fost aprobat un Plan de achizitii. Toate planurile de achizitii pentru anul 2018 sînt publicate pe site-ul Comisiei.

4. Să asigure conformitatea modului de evidență și a procesului de inventariere a patrimoniului cu contabilizarea corespunzătoare a operaţiunilor economice legate de acesta, precum și să implementeze/consolideze sistemul de control intern aferent procesului de casare a bunurilor cu dezvoltarea reglementărilor privind particularitățile evidenței contabile aferente acestor procese. (paragraful 4.1.2).

response:
Scris.CEC nr.8/2372 din 31.05.2018: In scopul efectuarii inventarierii și casarii bunurilor Comisiei Electorale Centrale, a fost aprobata dispozitia nr. 29-a din 27 noiembrie 2017 cu privire la crearea Comisiei de inventariere și casare a bunurilor materiale în componenta noua. Prin dispozitia nr. 32-a din 01 decembrie 2017, a fost stabilita procedura de inventariere a bunurilor materiale, care s-a desfașurat de catre Comisia de inventariere casare a bunurilor materiale (abreviat comisia), in conformitate cu legislatia in vigoare în perioada 04 decembrie - 21 decembrie 2017, la situatia din 01 decembrie 2017. Comisia a completat Borderourile de inventariere a stocurilor (cantitativ-valorice) cu datele de facto, care au fost contrasemnate de gestionari și apoi de membri. Borderourile de inventariere, semnate, au fost prezentate în contabilitate, in baza carora au fost intocmite listele de inventariere, contrapunindu-se stocurile efective cu stocurile inregistrate. Comisia de inventariere și casare a bunurilor materiale a constatat existenta unor surplusuri de bunuri, relevate și de Echipa de audit aflata in misiune la Comisia Electorate Centrala: - Imobil (garaj) - Gard - Poarta I - Poarta II - Materiale informative, broșuri, ghiduri, postere Directia financiar-economica a luat la evidența, cantitativa și valorica, bunurile constatate ca surplusuri, conform documentelor primare de luare la evidenta anterioara, iar pentru bunurile: imobil (garaj), gard, poarta I și poarta II în baza evaluarii efectuate de catre organele de resort. Se anexeaza: - Dispozitia nr. 29-a din 27 noiembrie 2017; - Dispozitia nr. 32-a din 01 decembrie 2017; - Borderou de inventariere; - Lista de inventariere; - Procesul-verbal cu privire la rezultatele inventarierii bunurilor material din 21 decembrie 2017; - Extras din luarea la evidenta.

5. Să întreprindă măsuri concrete de legalizare și contabilizare a drepturilor patrimoniale asupra bunurilor CEC (paragraful 4.1.3).

response:
Scris.CEC nr.8/2372 din 31.05.2018: In baza Contractului de prestare a serviciilor de evaluare nr. 101-VM/2017, Departamentul Cadastru al I.P. „Agenda Servicii Publice” a executat lucrarile de evaluare individuala a cladirii administrative, garajului edificiilor aferente amplasate in mun. Chisinau, sect. Centru, str. V. Alecsandri, 119, in scopul determinarii valorii de piata pentru utilizare existenta in scop de reflectare in evidenta contabila. Nota de contabilitate 17 se anexeaza. La inceputul anului 2018, conform Regulamentului cu privire la Registrul patrimoniului public, Comisia a prezentat Darea de seama privind valoarea patrimoniului public al institutiilor publice și Darea de seama privind bunurile imobile proprietate publica a statului, la situația din 01.01.2018 catre Agenția Proprietati Publice. Se anexeaza: - Raportul de evaluare a bunului imobil nr. 101-VM/2017; - Copia darilor de seama prezentate catre Agentia Proprietati Publice.

6. Să aprobe un plan de măsuri concrete privind sporirea utilizării eficiente a alocațiilor destinate pentru executarea planului de instruiri ale funcționarilor electorali, consolidând elementele sistemului de management financiar şi control intern aferente procesului (capitolul VI).

response:
Scris.CEC nr.8/2372 din 31.05.2018: In vederea executarii alocatiilor bugetare oferite (in special pentru organizarea și desfașurarea scrutinelor), CICDE, in elaborarea devizelor de cheltuieli a ajustat numarul de persoane ce urmeaza sa fie instruite (cu indicarea unui numar mai mic de beneficiari) reieșind din statistica privind prezenta la seminare de la ultimele scrutine. Aceasta masura a fost întreprinsa, deoarece cauza neexecutarii bugetului in marimea indicata este prezenta partiala a beneficiarilor la seminarele de instruire in situatia in care planificarea financiara s-a realizat in marime de 100% (pentru toti functionarii electorali). In vederea majorarii ratei persoanelor instruite, respectiv a realizarii planului de instruire, in special in partea ce vizeaza functionarii electorali, CICDE s-a adresat cu demersuri oficiale catre conducerea consiliilor electorale de circumscriptie in vederea oferirii suportului pentru a asigura prezenta functionarilor electorali din cadrul birourilor electorale ale sectiilor de votare la seminarele de instruire organizate de CICDE. Au fost contactate partidele politice care au dreptul de a inainta membri in componenta BESV cu mesajul de incurajare a participarii și informare despre graficul instruirilor. Totodata, ținem sa menționam ca modulul de instruire BESV nu conține informații referitoare la raportarea financiara, deoarece membrii BESV nu au atributii de raportare financiara și din acest considerent prezența sau absența membrilor BESV la instruire nu poate afecta prezentarea rapoartelor financiare la CEC.

7. în comun cu Comisia Electorală Centrală, precum și cu alte părți oportune: Să reglementeze procedura de planificare, utilizare și raportare conformă cadrului legal de raportare financiară a alocațiilor de la bugetul de stat destinate pentru activitatea BESV de peste hotarele țării (subcapitolul 4.4).

response:
Scris.MinFin nr.03-02/1/16 din 02.05.2018: Actualmente sunt in proces de promovare unele modificari și completari la cadrul normativ, in special la Legea finantelor publice si a responsabilitatii bugetar- fiscale nr.181 din 25.07.2014 in partea ce tine de stabilirea regulilor unice in domeniul aprobarii bugetului autoritatilor bugetare independente Comentariu: Cu referinta la neincluderea cheltuielilor executate in suma de 4 mil. lei, destinate pentru organizarea alegerilor pentru functia de Presedinte al Republicii Moldova in RaportuI consolidat al CEC (capitolul 4.4.) In baza prevederilor art. 16 (d) al Legii bugetului de stat pe anul 2016 nr. 154 din 01 iulie 2016, suma de 5,4 mil.lei a fost redistribuita de catre Ministerul Finantelor pentru organizarea alegerilor pentru functia de Presedinte al Republicii Moldova, Ministerului Afacerilor Exteme si Integrarii Europene, inclusiv institutiilor din subordine. Punctul 13 din Anexa nr.4 la Ordinul ministrului finantelor nr.208 din 24 decembrie 2015 privind Clasificatia bugetara stabilește ca, о institute bugetara Org2 se subordoneaza doar unui Org1. Astfel, institutiile subordonate Ministerului Afacerilor Exteme si Integrarii Europene au raportat cheltuielile in suma de 4,0 mil.lei ministerului respectiv. Informatia privind cheltuielile institutiilor de peste hotare din subordinea Ministerului Afacerilor Exteme si Integrarii Europene efectuate pentru organizarea alegerilor pentru functia de Presedinte al Republicii Moldova se confine in RaportuI financiar la situatia din 31 decembrie 2016 al ministerului dat (forma FD-044 „Raport privind executarea bugetului”, activitatea 00439 „Organizarea alegerilor pentru functia de Presedinte al Republicii Moldova”). Cheltuielile date nu au fost incluse in raportul consolidat al Comisiei Electorale Centrale, ceea ce corespunde regulilor stabilite in cadrul normativ. Scris.CEC nr.8/2372 din 31.05.2018: Dat fiind faptul ca recomandarea data tine de modificarea cadrului legal, Comisia Electorala Centrala este la etapa de comunicare cu Ministerul Finantelor și Ministerul Afacerilor Externe și Integrarii Europene.

Cerinte (3)

2.1.1.asigurarea implementării recomandărilor auditului, indicate în Raportul de audit, cu aprobarea unui plan de măsuri în vederea înlăturării deficiențelor constatate, precum și cu stabilirea termenelor și a persoanelor responsabile de implementarea acestora;

2.1.2. examinarea cauzelor neexecutării cerințelor Curții de Conturi și recomandărilor de audit anterior înaintate, cu întreprinderea măsurilor pentru realizarea lor, prezentul audit reiterând necesitatea executării lor;

2.2. Ministerului Finanțelor, pentru documentare şi luare de atitudine privind necesitatea propunerii de modificări oportune, în comun cu Comisia Electorală Centrală, în scopul optimizării cheltuielilor bugetare prin redimensionarea numărului de membri ai comisiilor/birourilor electorale în funcție de numărul de alegători;

response:
Scris.MinFin nr.03-02/1/16 din 02.05.2018, Scris.MinFin nr.03-02/1/31 din 30.07.2018: Ministerul Finantelor va examina propunerile Comisiei Electorale Centrale privind redimensionarea numarului de membri ai comisiilor/birourilor electorale in functie de numarul de alegatori in scopul optimizarii cheltuielilor bugetare, pe masura parvenirii lor. Ministerul Finanțelor este lipsit de posibilitatea înaintării propunerii de optimizare a cheltuielilor bugetare legate de redimensionarea numărului de membri ai comisiilor/birourilor electorale în funcție de numărul de alegători, pînă la modificarea în acest sens a art.30 din Codul Electoral nr.1381-XIII din 21.11.1997 care reglementează particularitățile constituirii secțiilor de votare și a birourilor electorale, la propunerea Comisiei Electorale Centrale.