Acasă / Publicaţii / Hotărîri şi Rapoarte
Hotărârea nr. 18 din 3 aprilie 2019 cu privire la Raportul auditului rapoartelor financiare ale aparatului central al Ministerului Afacerilor Externe și Integrării Europene încheiate la 31 decembrie 2018

Numar 139-147 din data de 2019-04-03 Nr. cerinte: 0 Nr. recomandari: 13

Misiunea de audit public extern s-a realizat conform Programului activității de audit a Curții de Conturi pe anul 2019 (cu modificările ulterioare)1, având drept scop oferirea unei asigurări rezonabile cu privire la faptul că rapoartele financiare ale aparatului central al Ministerului Afacerilor Externe și Integrării Europene încheiate la 31 decembrie 2018 nu conțin, în ansamblul lor, denaturări semnificative, datorate fraudelor sau erorilor, precum și emiterea unei opinii.
Auditul public extern a fost planificat și s-a desfășurat în conformitate cu Standardele Internaționale de Audit aplicate de Curtea de Conturi (ISSAI 100, ISSAI 200 și ISSAI 1000-2999)2.

1 Hotărârea Curții de Conturi nr.100 din 21.12.2018 „Privind aprobarea Programului activității de audit a Curții de Conturi pe anul 2019”.
2 Hotărârea Curții de Conturi nr.60 din 11.12.2013 „Cu privire la aplicarea Standardelor Internaționale de Audit ale Instituțiilor Supreme de Audit de nivelul 3 – ISSAI 100, ISSAI 200, ISSAI 300, ISSAI 400 în cadrul misiunilor de audit ale Curții de Conturi”; Hotărârea Curții de Conturi nr.7 din 10.03.2014 „Cu privire la aplicarea Liniilor Directoare de Audit (ISSAI 1000-9999) în cadrul auditului public”.

Recomandari (13)

2.1. pentru implementarea recomandărilor indicate în Anexa la Scrisoarea către conducere;

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: In scopul eliminarii deficientelor constatate de audit si implementarii recomandarilor expuse in Raportul de audit, au fost intreprinse acțiuni concrete in vederea reflectarii corecte a operațiunilor economico-financiare, ajustarilor corespunzatoare a setarilor în programul informațional contabil, intocmirea fișelor de inventar a cladirilor MAEIE cu restabilirea valorii istorice, fundamentarea duratei utile de funcționare, și calcularea uzurii acestora, documentarea în modul stabilit a transmiterii bunurilor catre instituțiile serviciului diplomatic, cu reflectarea valorii acestora in evidenta contabila a instituțiilor serviciului diplomatic.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

2.2. pentru informare și examinarea situației referitor la modalitatea de aplicare de către instituțiile bugetare a normei privind atribuirea la majorarea costului clădirilor a cheltuielilor efectuate pentru elaborarea documentației de proiect și deviz, verificarea/expertiza documentației de proiect și deviz, obținerea prescripțiilor tehnice și a autorizațiilor cu plată, precum și a altor cheltuieli ce țin de perfectarea documentației de proiect și deviz în cazul neinițierii lucrărilor de reparație în perioada raportată;

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: Pentru a stabili modalitatea de aplicare a normei privind atribuirea la majorarea costului cladirilor a cheltuielilor efectuate pentru elaborarea documentației de proiect și deviz, verificarea/expertiza documentatiei de proiect și deviz, obținerea prescripțiilor tehnice și a autorizațiilor cu plata, precum și a altor cheltuieli ce țin de perfectarea documentației de proiect și deviz in cazul neinițierii lucrarilor de reparație in perioada raportata, a fost expediata la adresa Ministerului Finanțelor solicitarea nr.DMI/BF/513/5818 din 30 mai 2019. Scris.MinFin nr.03-02/1/68 din 19.07.2019: În urma examinării situației în cauză, s-a considerat oportum menținerea normei respective, astfel reparația capitală a unui obiect nu poate fi efectuată fără perfectarea documentației de proiect și deviz, altor documente tehnice. Prin urmare, elaborarea acestora reprezintă, de fapt, inițierea reparației capitale a obiectului în perioada raportată. Cheltuielile în acest scop, sunt efectuate pentru obiectul respectiv, prin urmare, majorîndu-se valoarea acestuia.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf
RO_6690_663-19_Min_Fin.pdf

1. Reflectarea în evidența contabilă a activului nematerial „Sistemul Informațional Automatizat Consul” .

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: In scopul executarii recomandarii, Ministerul Afacerilor Externe și Integrarii Europene a inițiat procesul de restabilire a setului de acte ce atesta implementarea programului „Sistemul Informațional Automatizat Consul” realizat cu susținerea financiara a OIM (Organizația Internaționala pentru Migrație) prin intermediul companiei S&T Mold SRL in perioada anilor 2012-2013. Deoarece programul SIA Consul nu a fost documentat corespunzator, a fost remisa in adresa instituțiilor vizate, solicitarea nr. DMI/513.2/6169 din 10.06.2019 in vederea prezentarii informației privind costurile proiectului. Totodata, activul nematerial „Sistemul Informational Automatizat Consul” a fost reflectat in evidența contabila la contul 317190 „Alte majorari a valorii activelor nemateriale” pana la primirea documentelor confirmative referitor la costul de elaborare și implementare a proiectului in cauza.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

2. Să ajusteze corespunzător setările programului contabil, în vederea asigurării corectitudinii și plenitudinii calculării și recalculării uzurii mijloacelor fixe.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: Pe parcursul auditului au fost efectuate corectari privind calcularea uzurii mijloacelor fixe și amortizarii activelor nemateriale ce se refera la corectarea inregistrarilor contabile afectate de introducerea setarilor greșite in programul informational.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

3. Întocmirea fișelor de inventar ale clădirilor, cu fundamentarea duratei utile de funcționare și a calculului uzurii acestora.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: In conformitate cu Ordinul ministerului finantelor nr. 216 din 28.12.2015 „Planul de conturi contabile in sistemul bugetar și Normele metodologice privind evidenta contabila și raportarea financiara in sistemul bugetar” s-au restabilit fișele de inventar a cladirii administrative MAEIE și a cladirii Direcției afaceri consulare. Au fost efectuate corectari privind calcularea uzurii acestor mijloace fixe.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

4. Să asigure, în comun cu Ministerul Finanțelor, înregistrarea corectă a operațiunilor economico-financiare ce țin de cheltuielile aferente asigurărilor medicale ale deplasărilor peste hotare la conturile contabile analitice în corespundere cu prevederile aprobate.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: In scopul asigurarii înregistrarii corecte a cheltuielilor aferente asigurarilor medicale de calatorie peste hotare la conturile contabile analitice in corespundere cu Ordinul ministerului finanțelor nr. 216 din 28.12.2015 „Planul de conturi contabile in sistemul bugetar și Normele metodologice privind evidența contabila și raportarea financiara in sistemul bugetar” a fost incheiat contractul cu I.M. CIA „TRANSELIT” SA referitor la achiziționarea serviciilor de asigurari internaționale pentru deplasari peste hotare a colaboratorilor ministerului, cu inregistrarea acestuia la Trezoreria Regionala Chisinau - Bugetul de stat la articolul de cheltuieli 222720 „Deplasari de serviciu peste hotare” in corespundere cu prevederile aprobate.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

5. Sa asigure majorarea valorii mijloacelor fixe cu suma cheltuielilor pentru serviciile de proiectări aferente lucrărilor executate.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: Cheltuielile privind elaborarea documentației de proiect și deviz, în marime de 65,0 mii lei, in perioada supusa auditului, au fost reflectate la contul 222990 „Servicii neatribuite altor alineate”. Din aceasta suma, 21088 lei pentru lucrarile de proiectare cu privire la „Imbunatațirea condițiilor de acces a persoanelor cu dezabilitați” au fost corectate pe parcursul auditului, majorind valoarea cladirii MAEIE cu suma lucrarilor de proiectare. Ce ține de suma ramasa in marime de 43946 lei, achitata pentru „Servicii de proiectare ai sistemelor electrice pentru cladirea MAEIE”, aceste lucrari de reparație capitala a sistemelor electrice din cladirea ministerului nu au fost efectuate in anul 2018. Menționam faptul, ca actele normative nu prevad modalitatea calcularii uzurii și reflectarii in evidenta contabila a cheltuielilor ce țin de elaborarea documentației de proiect deviz, verificarea/expertiza documentației de proiect și deviz, obținerea prescripțiilor tehnice și autorizațiilor cu plata, precum și a altor cheltuieli in vederea perfectarii documentației de proiect și deviz, care conduc la majorarea costului cladirii și perioadei de funcționare a acesteia, in cazul neinițierii lucrarilor de reparație in anul de raportare. Totodata, la 29.03.2019 au fost efectuate corectari contabile in sistemul informațional privind majorarea valorii cladirii cu 43946 lei, ce constituie costul serviciilor de proiectare.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

6. În comun cu Ministerul Finanțelor, să convină asupra modalității de aplicare de către instituțiile bugetare a normei privind atribuirea la majorarea costului clădirilor a cheltuielilor privind elaborarea documentației de proiect și deviz, verificarea/expertiza documentației de proiect și deviz, obținerea prescripțiilor tehnice și a autorizațiilor cu plată, precum și a altor cheltuieli ce țin de perfectarea documentației de proiect și deviz.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: In scopul implementarii recomandarii nr,6 din Anexa la scrisoarea catre conducere a fost expediata la adresa Ministerului Finanțelor solicitarea nr. DMI/BF/513/5818 din 30 mai 2019 in acest sens. Pana la primirea unui raspuns din partea Ministerului Finanțelor in vederea stabilirii unei modalitați de aplicare a normei privind atribuirea la majorarea costului cladirilor a cheltuielilor efectuate pentru elaborarea documentației de proiect și deviz, verificarea/expertiza documentației de proiect și deviz, obținerea prescripțiilor tehnice și a autorizațiilor cu plata, precum și a altor cheltuieli ce țin de perfectarea documentației de proiect și deviz in cazul neinițierii lucrarilor de reparație in perioada raportata, s-au inregistrat corectari privind majorarea valorii cladirii cu 43946 lei ce constituie costul serviciilor de proiectare, fara calcularea uzurii.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

7. Documentarea în modul stabilit a transmiterii bunurilor către instituțiile serviciului diplomatic, cu reflectarea valorii acestora în evidența contabilă a instituțiilor serviciului diplomatic.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: Bunurile reflectate la contul extrabilanțier 822210 „ Valori in marfuri și materiale primite in custodie” in suma de 61,0 mii lei (cabine de vot- 32,1 mii lei, urne de vot - 28,9 mii lei) aflate la acest cont au fost primite de catre MAEIE de la Comisia Electorala Centrala (factura nr. 0971880 din 04 decembrie 2015) cu titlu gratuit. Urmare redistribuirii misiunilor diplomatice, evidența bunurilor a fost ținuta la cont extrabilanțier 822210 dupa fiecare misiune diplomatica, doar ca la compartimentul centralizat al aparatului central al MAEIE. In scopul implementarii acestei recomandari au fost intocmite documentele respective pentru transmiterea bunurilor catre misiunile diplomatice și oficiile consulare și reflectarea acestora in evidența contabila a misiunilor.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

8. Documentarea și reflectarea operațiunilor economice la momentul efectuării tranzacțiilor.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: Documentarea și reflectarea operațiunilor economice se efectueaza la momentul efectuarii operațiunilor in conformitate cu art. 19 alin. 2) a Legii contabilitații. Ministerul Afacerilor Externe și Integrarii Europene va asigura in continuare intocmirea documentelor primare la momentul efectuarii tranzacțiilor.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

9. Să asigure stabilirea indicatorilor de performanță cuantificabili și măsurabili aferenți realizării obiectivelor de dezvoltare strategică și anuală.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: In vederea realizarii obiectivelor stabilite in rapoartele anterioare privind performanta, au fost intreprinse un sir de masuri care sa genereze rezultate scontate, totodata inregistrand si realizarea indicatorilor aprobati. Acestia se regasesc in actiunile realizate zilnic de minister, prin negocierea acordurilor, dezvoltarea relatiilor de cooperare bilaterala si multilaterala, dezvoltarea relatiilor cu UE prin indeplinirea masurilor de implementare a Acordului de Asociere RM-UE, precum si realizarea activitatii consulare, care este un pilon important in relatia cu cetatenii RM. In raportul privind performanta acestia au fost reflectati mai mult numeric si mai putin narativ, ceea ce nu reflecta in deplina masura corelarea obiectivelor cu indicatorii precizati. Pentru perioadele urmatoare, intru respectarea principiilor de cuantificare și masurabilitate aplicate la stabilirea indicatorilor de performanta, acestia urmeaza a fi reexaminați in cadrul proceselor de planificare bugetara in scopul asigurarii vizibilitatii de corelare a indicatorilor cu obiectivele de dezvoltare strategica a instituției.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

10. Asigurarea funcționalității auditului intern.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: In conformitate cu Planul de rotatie a personalului MAEIE, funcția de șef al Serviciului Audit Intern din data de 02 august va fi suplinita, respectiv, se va asigura implementarea conforma a prevederilor Legii nr. 229 din 23.09.2010 privind controlul financiar public intern in toate activitatile desfasurate. Tinand cont de faptul, ca in anul 2018 in Serviciul Audit Intern a activat doar о persoana, respectiv, nu au fost efectuate in deplina masura misiuni de audit a proceselor operaționale ale subdiviziunilor ministerului prin prisma controlului intern. In continuare, unul din obiectivele principale este de a asigura desfașurarea activitații de audit in conformitate cu Standardele naționale de audit intern (SNAI) și normele metodologice de audit intern in sectorul public (NMAISP) prin desfașurarea unor misiuni de audit de sistem, financiare, de consiliere și ad-hoc cu opțiuni de evaluare a funcționalitații sistemului de management financiar și de control in cadrul MAEIE.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

11. Să asigure conformitatea procedurilor de achiziție publică, fără admiterea divizării acestora.

response:
Scris.MAEIE nr.DMI/BF-6359 din 13.06.2019: Procedurile de achiziții publice in anul 2018 au fost inițiate urmare alocațiilor financiare disponibile. Respectiv, s-au respectat toate pragurile în conformitate cu art. 2 din Legea nr. 131 din 03.07.2015 cu privire la achiziții publice. Totodata, pe parcursul anului au fost inaintate propuneri de redistribuire a alocațiilor bugetare intre programe pentru anul 2018, fapt ce a dat posibilitatea de a realoca economiile de alocații identificate la misiunile diplomatice a țarii noastre peste hotare in contul acoperirii lucrarilor de reparații capitale. Conform p.15 al Hotaririi Guvernului nr. 1419 din 28.12.2016 “Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la modul de planificare a contractelor de achiziții publice”, pentru sursele financiare alocate suplimentar (modificarea planului de finanțare, acordarea subvențiilor), despre care nu se știa la momentul întocmirii planului de achiziții, se desfașoara о procedura noua de achiziție, in conformitate cu pragurile prevazute de lege pentru aplicarea procedurilor de achiziție publica. Luind in considerare modificarile de plan efectuate, și prioritatea lucrarilor capital, a fost inițiata о noua procedura, anume Cererea ofertelor de prețuri, conform surselor financiare alocate suplimentar și a pragurilor de achiziție prevazute in art 57. alin. 1 din Legea cu privire la achizițiile publice. Urmare divizarii prin incheierea de contracte de achiziții publice separate s-a afectat transparent achizițiilor publice. Pentru asigurarea transparentei procedurilor de achizitii publice toate anunturile de participare vor fi publicate conform legislatiei si obligatoriu se vor plasa pe pagina oficiala a ministerului. Pina la finele anului toate achizitiile publice de valoare mare se vor efectua prin intermediul SIA Registrul de stat al Achizitiilor Publice. Se vor elibera recipise depunatorilor de oferte conform legislatiei. In scopul neadmiterii divizarii achizitiei prin incheierea mai multor contracte de valoare mica, se monitorizeaza valoarea contractelor incheiate pe furnizori.

RO_6551_524-19_MAEIE.pdf

Cerinte (0)