Raportul auditului conformității privind gestionarea fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă a fost examinat în cadrul şedinţei publice a Curţii de Conturi din 22 decembrie 2014.
Scopul misiunii de audit a constat în oferirea unei asigurări rezonabile referitor la conformitatea gestionării fondurilor publice de către Serviciul de Stat de Arhivă (SSA), pe parcursul exercițiului bugetar, cu formularea concluziei de audit.
SSA este autoritate administrativă centrală de specialitate, subordonată Guvernului, care elaborează și promovează politica statului în domeniul arhivistic și este persoană juridică de drept public. Serviciul este compus din aparatul central și instituțiile subordonate acestuia fără statut de persoană juridică (Arhiva Națională și Arhiva organizațiilor social-politice).
În calitate de executor primar de buget, SSA este responsabil de planificarea bugetului în conformitate cu Normele metodologice elaborate de Ministerul Finanțelor. Executarea de casă și cea efectivă a cheltuielilor bugetului sînt centralizate la nivelul aparatului central, cu delimitarea lor în aspectul clasificației funcționale și organizaționale.
În perioada auditată, S a administrat mijloace financiare în volumul total de 5043,5 mii lei, dintre care la componenta de bază - 4400,4 mii lei și la mijloace speciale - 643,1 mii lei. Veniturile din mijloace speciale în aceeași perioadă, au fost acumulate la nivel de 77,2 % comparativ cu volumul precizat pe perioada raportată. Concomitent, cheltuielile fiind executate în sumă de 477,8 mii lei sau la nivel de 61,7% față de indicatorul precizat cu formarea excedentului în sumă de 165,3 mii lei.
SSA, în perioada supusă auditului, a înregistrat datorii debitoare în sumă de 116,6 mii lei și creditoare - de 362,0 mii lei, dintre care 200,9 mii lei constituie salariile calculate și neachitate pentru luna septembrie 2014, termenul de achitare fiind luna octombrie a anului de gestiune. Verificările efectuate de echipa de audit atestă conformitatea formării și raportării datoriilor, nefiind admisă formarea datoriilor cu termenul de prescripție expirat.
Potrivit cadrului normativ, mijloacele speciale ale SSA provin din veniturile obținute de la serviciile prestate de Arhiva Națională și veniturile de la darea în locațiune a spațiilor libere. Analiza Rapoartelor privind încasarea și utilizarea mijloacelor speciale, la 01.10.2014, denotă că SSA a dispus de mijloace speciale, înregistrate în conturile trezoreriale, în sumă totală de 703,4 mii lei, sau cu 144,8 mii lei mai mult, comparativ cu 01.01.2014.
În rezultatul verificărilor efectuate, auditul constată că deși Serviciul de Stat de Arhivă, în calitate de executor primar de buget, și-a orientat activitățile spre asigurarea conformității executării cheltuielilor și patrimoniului public, verificările auditului au stabilit prezența unor neconformități și incertitudini.
Probele de audit obținute denotă că, deși SSA, în calitate de executor primar de buget, și-a orientat activitățile spre asigurarea conformității executării cheltuielilor și gestionării patrimoniului public, verificările auditului au stabilit prezența unor neconformități și incertitudini.
În contextul prevederilor Legii privind controlul financiar public intern se relevă că conducerea SSA nu a emis Declarația privind buna guvernare, obligatorie în cadrul implementării managementului financiar și control.
Potrivit cadrului legal Serviciul de Stat de Arhivă prestează servicii cu plată: (ordonarea documentelor (expertiza valorii documentelor și crearea aparatului informativ științific al acestora)) în instituții, organizații și întreprinderi - surse de completare a Arhivei de Stat.
Conform informației prezentate de către SSA, în perioada auditată au fost încheiate 33 de contracte de prestare a serviciilor arhivistice, în valoare totală de 735,7 mii lei. La situația din 01.10.2014 au fost facturate lucrări în sumă de 670,6 mii lei, sau 91,2% din totalul serviciilor contractate, care, comparativ cu perioada similară a anului precedent, sînt în creștere nesemnificativă cu 33,2 mii lei (5,2%).
De asemenea, auditul atestă că Serviciile de arhivare (privind executarea lucrărilor de ordonare tehnico-științifică a documentelor) prestate persoanelor juridice sînt executate de către persoane fizice în baza contractelor încheiate anual cu Serviciul de Stat de Arhivă. Verificările efectuate la acest compartiment relevă nerespectarea de către entitate a Legii privind achizițiile publice la contractarea anuală a serviciilor de arhivare a cauzat prestarea serviciilor menționate de către persoane fizice fără statut de întreprinzător. Potrivit informației prezentate de Serviciul de Stat de Arhivă în anul 2014 au fost încheiate contracte pentru executarea acestor tipuri de lucrări cu 11 persoane fizice în sumă de 455,8 mii lei, sau cu 87,9 mii lei mai mult față de anul 2013. Această situație a fost motivată de SSA de specificul serviciilor prestate și lipsei personalului necesar calificat în statele instituției pentru a executa lucrările de arhivare solicitate de diferite instituții-surse de completare a Arhivei de Stat.
Auditul a atenţionat asupra insuficienței spațiilor libere în depozitele arhivelor din gestiunea Serviciului de Stat de Arhivă, ce a cauzat nedepozitarea pe parcursul ultimilor 22 de ani a documentelor instituțiilor-surse de completare a Arhivei de Stat.
Au mai fost constatate şi alte iregularităţi, precum:
- nefuncționarea/lipsa unor controale-cheie la raportarea volumului și calității serviciilor de arhivare executate;
- lipsa Politicii de contabilitate și neasigurarea organizării și ținerii evidenței contabile în corespundere cu regulile generale obligatorii ale contabilității în sectorul public, fapt ce a cauzat lipsa evidenței și raportării unor terenuri și mijloace fixe gestionate, multiple erori la calcularea uzurii mijloacelor fixe și în evidența cheltuielilor efective, neefectuarea inventarierii generale pe parcursul ultimilor trei ani.
Entităţile supuse auditului urmează să informeze Curtea de Conturi despre implementarea recomandărilor în termen de 6 luni de la adoptarea Hotărârii asupra Raportului de audit. Hotărârea Curţii de Conturi va fi publicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, în conformitate cu art. 34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr. 261-XVI din 05.12.2008.