Raportul de audit la Î.S. „CRIS „Registru”

Prezentare

Înregistrare video a şedinţei

Curtea de Conturi a examinat în cadrul şedinţei publice din 25 martie anul curent Raportul auditului conformității managementului financiar al Întreprinderii de Stat „Centrul Resurselor Informaţionale de Stat „Registru" pe anul 2013.

La şedinţă au fost prezenţi Pavel Şincariuc, preşedintele Consiliului de administraţie al Î.S. „CRIS „Registru", şeful Direcţiei politici în domeniul tehnologiei informaţiei din cadrul Ministerului Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor (MTIC), Sergiu Railean, director general al Î.S. „CRIS „Registru", Pavel Buceaţchi, prim-vicedirector general al Î.S. „CRIS „Registru", Grigore Carpovici, director al Departamentului financiar al Î.S. „CRIS „Registru", Natalia Stici, contabil-şef adjunct al Î.S. „CRIS „Registru", Victor Miron, şeful Departamentului juridic al Î.S. „CRIS „Registru".

Auditul a avut drept scop evaluarea conformității managementului financiar,  în vederea  asigurării că  tranzacțiile financiare și informațiile aferente acestora ale Î.S. „Centrul Resurselor Informaționale de Stat „Registru" sunt în conformitate cu reglementările legale. 

Informaţie generală

Î.S. „CRIS „Registru" este o întreprindere cu capitalul social integral al statului, fondator al căreia este Ministerul Tehnologiei Informației și Comunicațiilor, cu organele de conducere formate în condiții legale și subdiviziuni teritoriale în toate raioanele republicii. Activitatea de bază a întreprinderii este ținerea resurselor informaționale de stat de bază, registrelor de stat a transportului și conducătorilor de autovehicule; confecționarea și perfectarea actelor de importanță statală, a legitimațiilor și a altor acte de evidență strictă; proiectarea, elaborarea și implementarea sistemelor informaționale automatizate de importanță statală; prestarea serviciilor de documentare și alte tipuri de activitate neinterzise de legislație.

În anul 2013 întreprinderea a înregistrat un profit de 10,0 mil. lei, având o creștere de 1,4 mil. lei față de anul precedent. Totodată, situația principalilor indicatori ai activității economico-financiare a fost influențată de înregistrarea creanțelor în mărime de 36,8 mil. lei, în special a celor compromise - de 13,9 mil. lei  precum și a datoriilor în sumă de  100,8 mil. lei.

Venituri şi cheltuieli

Analiza în structură a veniturilor, în aspectul tipurilor de servicii, denotă că partea preponderentă a acestora revine prestării serviciilor de evidență și documentare a populației (circa 60,0 %), urmată de serviciile de documentare a mijloacelor de transport (cca 34,0 %).

În anul 2013, cheltuielile totale ale întreprinderii au constituit 383,2 mil. lei, diminuându-se față de anul 2012 cu 3,6 mil. lei, situația dată fiind cauzată de diminuarea costului  vânzărilor  cu 0,6 mil. lei, precum și a cheltuielilor generale și administrative cu 5,7 mil. lei.

Cu toate că întreprinderea în anul 2013 a optimizat cheltuielile de retribuire a muncii, acestea efectiv fiind micșorate, comparativ cu anul 2012, cu 4,7 mil. lei, auditul denotă că, în  lipsa unor evaluări ale activităţii angajaţilor, au fost achitate sporuri pentru intensitatea muncii de cca 140,1 mii lei, în baza unui act administrativ expirat, iar în lipsa criteriilor măsurabile de estimare a performanțelor pentru stimularea salariaților s-au achitat circa 1,6 mil. lei.

 Concomitent, auditul a constatat efectuarea în anul 2013 a unor cheltuieli  neproductive de circa 2,3 mil. lei, care au fost atribuite la cheltuielile activității de bază, afectând situația financiară a întreprinderii în aceeași mărime. La acest aspect se menționează suportarea unor cheltuieli din contul întreprinderii pentru MTIC aferente utilizării a două unități de transport și detașării  unor colaboratori ai ministerului.  Aceste nereguli au fost constatate și în cadrul auditului precedent, situația rămânând neschimbată până în prezent.

Gestionarea patrimoniului

Managementul irelevant al Î.S. „CRIS „Registru"  privind gestionarea patrimoniului a condiționat  mai multe nereguli, care se exprimă prin:

• neînregistrarea conformă în evidența contabilă a 8,4 ha de terenuri proprietate publică aferentă clădirilor și construcțiilor, în valoare de 36,7 mil. lei, deși întreprinderea deține 18 titluri de autentificare a drepturilor deținătorului de teren;
• lipsa măsurilor pentru perfectarea regulamentară a dreptului de proprietate asupra a 16 terenuri în valoare de 29,5 mil. lei, transmise întreprinderii în anii 2005-2010;
• nedeținerea a 10 titluri de autentificare a drepturilor deținătorului de teren pentru 4,7 ha.

Concomitent, se denotă neracordarea datelor privind patrimoniul real gestionat și datele din Lista bunurilor imobile proprietate publică a statului, aprobată prin Hotărîrea Guvernului nr.351 din 23.03.2005.

Se atestă o monitorizare neadecvată  de către Î.S. „CRIS „Registru" a activităţii întreprinderilor - fiice, în capitalul social al cărora a fost inclus patrimoniul întreprinderii. În perioada de referinţă, întreprinderea a continuat practica de finanțare a activității întreprinderilor-fiice, unele din acestea fiind neprofitabile. În contextul descris activele bazei de odihnă „Vîntuleț", înregistrate la întreprindere, real sunt gestionate de  întreprinderea-fiică S.R.L. SC „IT-Relax", acesteia fiindu-i transmise doar drepturile patrimoniale în condiții de gestiune economică.

 Se atestă că, lipsa unor norme prescrise referitor la necesarul unităților de transport a condus la formarea de către întreprindere a unui parc de 143 unități mijloace de transport, din care 56 unități  erau reflectate cu  valoarea de bilanț „0".

Verificările auditului privind conformitatea primirii/transmiterii  în locațiune/comodat a spațiilor libere a constatat nerespectarea actelor normative din domeniu și anume:

• nerespectarea conformității stabilirii și atribuirii coeficienților de amplasare și amenajare a spațiilor, ca rezultat nefiind obținute posibile venituri de ca 503,0 mii lei;
• lipsa stipulării în clauzele contractuale a responsabilităților de achitare a serviciilor adiacente (comunale), ce a determinat neobținerea veniturilor în sumă totală de cca 112,0 mii lei;
• nereglementarea unor criterii prestabilite privind necesitatea creării și amplasării unităților Direcției înmatricularea transporturilor în aspect teritorial a condiționat neuniformitatea costurilor pentru întreținerea acestor structuri, atestându-se, că suprafața medie ce revine unui angajat variază de la 7 m2 până la 190 m2 ,iar costurile de întreținere a unui metru pătrat fiind de la 35,5 lei până la 139,5 lei.

O componentă a activelor sunt bunurile materiale, inclusiv procurate în perioadele anterioare și care sunt cu mișcare lentă o perioadă îndelungată, acestea constituind 3,7 mil. lei. În anul 2013 întreprinderea a casat stocuri înregistrate fără mișcare în valoare totală de 2,9 mil. lei, din care 0,8 mil. lei - plăci de înmatriculare pentru mijloace de transport modelul anului 1993. Neutilizarea activelor achiziționate atestă imobilizarea mijloacelor financiare, și generează cheltuieli suplimentare, inclusiv de întreținere și păstrare  a acestora.

Administrarea creanţelor şi datoriilor

Un element al activelor, care a determinat creșterea acestora sunt creanțele întreprinderii. Astfel, la 31.12.2013 creanțele au însumat 36,8 mil. lei, sau  cca 10% din totalul activelor, din care 13,9 mil. lei, sau cca 38% constituiau cele cu risc de nerecuperare, formate în anii 2002-2008.

Auditul atestă creșterea continuă a creanțelor Î.S.„CRIS „Registru", în special, se menționează prezența creanțelor compromise. Totodată, la una din  întreprinderile-fiice - SRL SC „IT Cafe" - s-a admis formarea unei creanțe cu risc de nerecuperare, în sumă de 3,4 mil. lei. inclusiv: pentru împrumutul acordat fără dobândă în sumă de 2,0 mil. lei; pentru serviciile comunale aferente spațiilor transmise în comodat și locațiune - 0,7 mil. lei și pentru compensarea cheltuielilor de alimentare a salariaților în sumă de 0,8 mil. lei. Auditul relevă trecerea la cheltuielile întreprinderii a sumelor reducerilor acordate la costul alimentației personalului în lipsa listelor beneficiarilor, care, regulamentar, urmau a fi supuși impozitării.

 Concomitent, se remarcă și prezența altor creanțe cu risc de nerecuperare în sumă de circa 3,6 mil. lei, aferente situațiilor de dare în locațiune și celor legate de terminalele electronice.

Auditul atestă formarea de către întreprindere a unor datorii semnificative. Astfel, la finele anului 2013 erau înregistrate datorii totale de 100,8 mil. lei, din care pe termen scurt - 96,7 mil. lei. Din totalul datoriilor pe termen scurt, 60,3 mil. lei, sau circa 62% constituie soldul avansurilor primite de la persoane fizice pentru documentare, care, în lipsa evidenţei analitice a sumelor înregistrate la intrări, nu oferă posibilitatea de a urmări data formării acestora. Această situație este condiționată, potrivit explicaţilor conducerii întreprinderii, de neintegrarea în sistemul informațional contabil a softurilor pentru evidența nominală în aspectul plătitorilor de servicii și a avansurilor primite de la persoanele fizice.

În contextul necesității completării mijloacelor circulante, întreprinderea a contractat credite bancare în sumă totală de 44,3 mil. lei, înregistrând cheltuieli suplimentare aferente dobânzilor bancare și comisionului pentru acordarea liniei de credit în sumă de cca 1,3 mil. lei.

Conformitatea achiziţiilor

Verificările utilizării mijloacelor proprii au relevat că întreprinderea, în perioada de referință, a contractat bunuri, lucrări și servicii, în sumă de 181,9 mil. lei. Auditul denotă că, managementul întreprinderii, la capitolul achizițiilor de mărfuri, lucrări și servicii este influențat, pe de o parte, de  nivelul redus al conformității activității grupului de lucru și, pe de altă parte, de necalificarea ca autoritate contractantă a acesteia, prin prisma Legii privind achizițiile publice.

Aplicarea propriilor reglementări au dus la:

• lipsa unei planificări a achizițiilor cu justificarea concludentă a necesităților, asigurării transparenței, imparțialității și unei concurențe în procesul de desfășurare a achizițiilor;
• ineficiența monitorizării executării clauzelor contractuale, raportării oportune și în timp a informației referitor la achizițiile efectuate;
• lipsa unei analize exprese a achizițiilor în vederea asigurării utilizării raționale și eficiente a resurselor financiare disponibile.

Concomitent, se atestă lipsa monitorizării de către întreprindere a termenului de executare a unor lucrări de reparație, care au generat întârzieri de până la 15 luni. De asemenea, s-a relevat contractarea în lipsa concursurilor, sau de la a unul și același operator economic, prin încheierea mai multor contracte pentru unul și același tip de marfă; contractarea fără efectuarea analizei preţurilor; încheierea contractelor de achiziții fără prezentarea de către operatorii economici a garanțiilor de executare a obligațiilor contractuale, deși valoarea unor contracte varia de la 1,0 mil. lei până la 37,0 mil. lei.

Auditul relevă că, în perioada de referinţă, întru executarea Hotărîrii Guvernului nr 1229 din anul 2001, Î.S. „CRIS „Registru" a achiziționat plăci de înmatriculare a mijloacelor de transport de la S.A. „ArtMet", aceasta fiind selectată anterior prin concurs. Se menționează că, contractul încheiat în anul 2010 a fost valabil până la 31.12.2013. Întreprinderea, nerespectând propriile reglementări la capitolul termenelor de depunere a ofertelor și de desfăşurare a concursului, într-un interval de 6 zile de la publicarea avizului de achiziționare a sistemului de confecționare și eliberare a plăcilor de înmatriculare a vehiculelor, a înregistrat oferta unui singur operator, care a fost desemnat câștigător. Ulterior, au fost încheiate două contracte în sumă totală de 2,2 mil. euro (echivalent cu 37,6 mil. lei): a) de procurare a echipamentului mecanic și tehnic pentru fabricarea plăcilor de înmatriculare; b) de procurare a semifabricatelor plăcilor de înmatriculare, precum și  materiale consumabile.

Conformitatea formării şi aplicării tarifelor

 La capitolul conformitatea formării și aplicării tarifelor la  serviciile prestate, auditul a constatat că, deși au fost inițiate proceduri de reglementare a metodologiei privind stabilirea mărimii tarifelor la serviciile prestate de către Î.S. „CRIS„Registru", până în prezent situația rămîne a fi nesoluționată. În aceste circumstanțe, întreprinderea aplică cadrul regulator intern doar la serviciile de bază, pe când la serviciile conexe reglementările lipsesc. Astfel,  întreprinderea, în anul 2013, la aplicarea tarifelor s-a condus de prevederile Politicii de contabilitate și de Metodologia de calculare a tarifelor, care este provizorie, aprobată  doar de către directorul general, nefiind publicată în modul stabilit de legislație. Metodologia provizorie și Politica de contabilitate prevăd doar modul de formare a tarifelor de bază aferente documentării populației, pe când la alte servicii reglementările lipsesc.

În contextul aplicării reglementărilor interne, auditul a constatat un șir de neconformități:

• neaplicarea corectă a formulelor de calculare a consumurilor directe privind retribuirea muncii, impactul nefiind posibil de cuantificat, dat fiind că întreprinderea nu dispune de calcule separate aferente categoriilor de personal, concomitent fiind relevată aplicarea neuniformă a cheltuielilor pentru toate tipurile de servicii prestate. Urmare aplicării unor norme neprevăzute în actele interne, cheltuielile perioadei incluse de întreprindere în tariful pentru perfectarea pașaportului au fost majorate, întreprinderea obținând venituri suplimentare în sume semnificative; concomitent, unele consumuri indirecte de producere, incluse în tarifele pentru pașaportul biometric și buletinul de identitate, au fost micșorate, ce a condiționat neîncasarea unor posibile venituri.
• neuniformitatea aplicării nivelului de rentabilitate stabilit la costul tuturor serviciilor prestate, precum și a coeficientului majorat la unele servicii, a determinat încasarea veniturilor suplimentare;
• aplicarea coeficienților de urgentare în lipsa justificării acestora, precum și criteriul de aplicare a coeficienților pentru întregul spectru de servicii, ca rezultat prioritar fiind obținerea veniturilor suplimentare;
• aplicarea neuniformă la unele servicii a taxelor fixe, în lipsa reglementărilor și nerespectarea propriilor reglementări aferente modificării/justificării mărimii tarifelor la unele tipuri de servicii prestate.

Lipsa unei evidențe analitice a consumurilor la nivel de tip de servicii, precum și lipsa unui act normativ unic intern care ar reprezenta o situație certă vizând determinarea cuantumului tarifelor, a condus la formarea așa numitelor „centre de cost", care includ mai multe tipuri de servicii și cheltuieli aferente acestora, modalitatea de distribuire a costurilor nefiind reglementată.

Auditul atestă aplicarea neconformă a coeficientului de urgentare la tariful de bază pentru perfectarea pașaportului biometric, urmare a micșorării acestuia de la 760 lei la 700 lei, pe când coeficientul urma a fi aplicat corect de la suma de 700 lei. Ca rezultat a supraplăților percepute de la populație, au fost obținute venituri suplimentare în sumă totală de 1,2 mil. lei. De asemenea, se relevă impactul asupra veniturilor întreprinderii, ca rezultat al reducerilor acordate pentru plăcile de înmatriculare cu simboluri solicitate, acestea variind de la 380 lei până la 980 lei pentru fiecare unitate acordată. Urmare acestor carențe și neconformități, întreprinderea a obținut în anul 2013 venituri nete suplimentare de circa 5,6 mil. lei.

În acest context, este evidentă necesitatea stringentă de aprobare, în condiții legale, a metodologiei unice, certe și exhaustive privind determinarea mărimii tarifelor, inclusiv a celor acordate în regim de urgență, precum și aplicării reducerilor în vederea minimizării riscurilor de afectare a situațiilor economico-financiare și a impactului social.

Conformitatea sponsorizărilor

Auditul constată că, acordarea sponsorizărilor sub diferite forme, inclusiv perfectarea gratuită sau parțial gratuită a documentelor, generează apariția unor cheltuieli efectuate în lipsa surselor de acoperire, afectând mărimea tarifului prin majorarea coeficientului de urgentare pentru perfectarea documentelor în regim de urgență. Această situație se datorează lipsei unui Regulament intern care ar reglementa exhaustiv modul de confirmare a sponsorizărilor acordate și sursele de acoperire ale acestora.

În anul 2013, cheltuielile raportate la sponsorizări au constituit 2330,9 mii lei, din care: prin mijloace financiare - 15,0 mii lei, prin bunuri materiale - 562,1 mii lei și 1753,8 mii lei - prestări de servicii gratuite în lipsa determinării sursei de finanțare. Totodată, se menționează că, din suma totală a bunurilor transmise gratuit, în temeiul Hotărîrii Guvernului, la balanța Departamentului Poliției de Frontieră al MAI a fost transmis un complex de echipament în valoare de 543,9 mii lei.

În contextul celor expuse, se evidențiază necesitatea consolidării managementului financiar și operațional, în vederea minimizării riscurilor de afectare a situației economico-financiare a întreprinderii și a orientării acestuia spre îmbunătățirea impactului social.

Concomitent, auditul a relevat repetat persistența acelorași deficiențe și carențe în managementul financiar al Întreprinderii de Stat „Centrul Resurselor Informaționale de Stat „Registru" constatate și de auditurile precedente ale Curții de Conturi, în condițiile neimplementării recomandărilor înaintate. 

Entităţile supuse auditului urmează să informeze Curtea de Conturi despre implementarea recomandărilor în termen de 6 luni de la adoptarea Hotărârii asupra Raportului de audit. Hotărârea Curţii de Conturi va fi publicată în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, în conformitate cu art. 34 alin.(7) din Legea Curţii de Conturi nr. 261-XVI din 05.12.2008.

Misiunea de audit la Ministerul Tineretului şi Sportului

Realizările Curții de Conturi discutate în cadrul ședinței operative